1.1. GENERALIDADES
Una decisión óptima de compra debe tratar de conseguir por lo menos cinco objetivos relacionados entre sí. Se trata de los siguientes:
1. El producto apropiado
2. La cantidad apropiada
3. El precio apropiado
4. El momento apropiado
5. La fuente apropiada
Las cuestiones que tiene que resolver un jefe o encargado de compra son las siguientes: que cantidad del producto de importación de que se trate debe adquirir: que calidad de producto debe buscar y, sobre todo, escoger; cuál es el mejor precio que debe pagar; cuándo se tiene efectivamente necesidad de la mercancía y cuándo debe hallarse esta en su posesión; dónde puede encontrarla y a quién debe comprársela.
El jefe de compras debe ponderar cuidadosamente las ventajas y los inconvenientes de cada solución y elegir la mejor. En toda situación, hay más de una solución posible y es preciso disponer de bases sólidas para pronunciarse sobre la más adecuada. Así por ejemplo, el precio más bajo no coincide siempre con la mejor oferta. Hay, en efecto, cuestiones de calidad, así como las condiciones y plazos de entrega, que pueden influir en los precios. Y es preciso conocer todos los elementos de cada solución posible para poder escoger la mejor.
Cuando no se dispone de información adecuada, es evidentemente difícil, cuando no imposible, apreciar las muchas cuestiones que entran en juego en las adquisiciones para la importación. Así por ejemplo, para saber que cantidad de un producto dado ha de comprarse en un momento determinado, hay que considerar todos los elementos del análisis del aprovisionamiento, a saber:
1. Estimación de la demanda – la necesidad de importaciones y su repartición en el tiempo;
2. Evaluación de la situación económica general actual y prevista;
3. Situación del conjunto de la demanda y la oferta del producto de que se trata;
4. Estructura del mercado ese producto y practicas comerciales y de mercadeo que lo caracterizan;
5. Precios actuales y probable evolución de los mismos;
6. Probables plazos y condiciones de entrega;
7. Situación de los transportes y tarifas de fletes;
8. Tipos de cambio y sus perspectivas;
9. Gastos de renovación de los pedidos;
10. Situación de tesorería;
11. Tipos de interés nacionales y extranjeros;
12. Gastos de almacenamiento.
No es difícil ver que para proceder a una evaluación cuantitativa de cada uno de esos elementos es preciso disponer de una gran cantidad de información tanto cuantitativa como descriptiva. Parte de esta información será general y parte consistirá en datos más específicos sobre el mercado. Muchas veces, la información por sí sola bastará para adoptar una decisión. Habrá, además que elaborarla y analizarla más a fondo antes de que el encargado de la decisión para resolver dudas y encontrar la mejor respuesta posible a las cuestiones planteadas.
La experiencia hace pensar que la información, a menos que sea fácilmente accesible, no es utilizada, por cuanto el responsable de la decisión ha de pasar la mayor parte del tiempo ocupándose de toda una serie de problemas que ven desde lo más insignificante hasta lo más complicado. Por mucho que desee adoptar sus decisiones comerciales basándose en la información, lo más probable es que, a menos que la información que consiga pueda ser utilizada sin tener que perder demasiado tiempo en analizarla y en evaluar sus consecuencias, se fíe simplemente de su instinto o de su intuición. Tal es la razón por la que las organizaciones importadoras deberían crear, dentro de su propia estructura, servicios de información que responden a sus necesidades específicas.
El presente trabajo tiene por objeto ofrecer un marco que permita a los importadores, públicos o privados, crear sus propios servicios de información sobre el mercado. Estas directrices pretenden cubrir la totalidad de los problemas, tanto técnicos como institucionales, que plantean a cada importador la creación y utilización de un servicio concebido en función de sus propias necesidades.
1.2. INFORMACIÓN GENERAL Y ESPECIAL
En el lenguaje corriente se utilizan indistintamente las palabras “datos”, “información”, e incluso “inteligencia”. Ahora bien, las publicaciones especializadas sobre los sistemas de información para la gestión dan a cada uno de estos términos un significado preciso. Los “datos” son elementos aislados de información primaria, que son generalmente considerados como materia prima para los sistemas de información.
La información, por su parte es un conjunto de datos o de hechos, sistemáticamente recogidos, ordenados o dispuestos para mantener a la dirección al tanto de la evolución de los factores pertinentes para decidir en la esfera o las esferas de que se trate, o sea, en nuestro caso, en la esfera de la adquisición de las importaciones. La información tiene, pues, necesariamente, un sentido o significación propios. La información puede estar basada en datos cuantitativos o en comunicaciones descriptivas.
Las informaciones especiales (a veces también llamadas “inteligencia”) sobre el mercado comprenden todos los elementos que permiten a un responsable de decisiones mantenerse al corriente de la evolución del entorno macroeconómico y de aquel, más concreto, en que se desarrolla su actividad personal. Completa, pues, la información general, así como las evaluaciones cuantitativas y cualitativas del sentimiento del mercado –ya se trate de juicios o de conceptos-, evaluaciones de que se basan en corrientes de información menos formales o estructuradas. La “inteligencia” comprende, por ejemplo, las noticias, las opiniones, los datos, etc., recogidos o transmitidos por los responsables técnicos, que los obtienen en el curso de sus contactos con agentes, representantes y vendedores o compradores de los mismos o de otros productos. Comprende también la información recibida de los usuarios finales de los productos importados y distribuidos por la organización importadora acerca de su calidad y de su precio, así como de la eficacia con que son distribuidos o puestos a la disposición de dichos usuarios.
1.3. EL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE LAS IMPORTACIONES.
En todas las esferas de decisión, actividades y servicios comerciales conexos relacionados con la importación de un producto, la información general y las informaciones especiales sobre el mercado contribuyen en gran medida a satisfacer lo mejor posible las necesidades de importación teniendo en cuenta las limitaciones impuestas por la demanda, por una parte, y por el entorno comercial internacional, por otra.
1.4. ESFERAS DE DECISIÓN
Información general e informaciones especiales sobre el mercado se necesitan en, por lo menos, siete esferas de decisión que están relacionadas con la planificación y la ejecución de las operaciones de compra, a saber:
- Qué comprar
- Cuánto comprar
- Cuándo comprar
- Dónde comprar
- A quién comprar
- A qué precio comprar
- Cómo comprar
Además de estas decisiones fundamentales, la información tiene un papel igualmente importante que desempeñar en algunos de los servicios relacionados con la manipulación y el desplazamiento físicos de las mercancías, es decir, con el transporte, los seguros, el almacenamiento, las leyes y reglamentos comerciales del país del importador y de los posibles países de origen de los productos, etc.
1.4.1. ¿Qué comprar?
En la esfera de la adquisición de las importaciones, la elección del artículo que se va a comprar es una decisión esencial. Un organismo de compras debe adquirir en el mercado internacional aquello que responda a las necesidades de los consumidores y que proporcione el máximo de satisfacción por un precio determinado. En otras palabras, las mercancías que se adquieran deben poder encontrar la máxima aceptación entre los consumidores.
Para conseguir ese resultado, el importador debe ante todo ver claramente las necesidades esenciales de los consumidores y usuarios a los que ha de satisfacer el producto adquirido. Se trata, por ejemplo, de saber cuales son las preferencias y los gustos especiales de los consumidores, las calidades aceptables a ciertos niveles de precios, los usos a que se va a destinar el producto, etc. Para ello hay que obtener la información necesaria de los actuales o posibles consumidores o usuarios (averiguando, por ejemplo, las reacciones de estos a productos anteriormente importados, efectuando estudios de mercado, distribuyendo muestras entre los usuarios, etc.).
En todo caso, antes y después de llegar a los consumidores y usuarios, el producto importado ha de pesar por varias manos, y cada etapa puede exigir o determinar ciertas características de las especificaciones del producto mismo o de su presentación. Esas etapas comprenden el transporte internacional, las manipulaciones portuarias, el transporte interno, el almacenamiento local, las operaciones de fabricación o transformación, los sistemas de mantenimiento, etc. La incompatibilidad del producto importado en relación con cualquiera de esas fases reducirá y hará perder incluso toda utilidad al producto haciéndolo posiblemente inaceptable por parte de los consumidores o usuarios. Así por ejemplo, una máquina cuyo mantenimiento resulte imposible no permanecerá mucho tiempo en servicio; un equipo que no pueda funcionar en las condiciones climáticas del país importador no merece la pena de ser adquirido; materias primas que no pueden transformarse utilizando las máquinas existentes no harán más que acumularse inútilmente; una máquina demasiado pesada para los puentes que ha de cruzar para llegar al lugar en que ha de ser utilizada acabara oxidándose en el puerto, y así sucesivamente.
Para poder escoger lo mejor hay que conocer, naturalmente, toda la gama de los productos ofrecidos. Y para eso es preciso que el comprador disponga de información general y especial sobre los nuevos productos que aparecen en el mercado internacional. Existen además, muchas veces, varias cualidades de un mismo producto, que se ofrecen a precios distintos, y, a veces también, productos muy similares con notables diferencias de precio. Si el comprador no sabe lo que se ofrece, y a que precio, no podrá adoptar la decisión más acertada para satisfacer al mayor número posible de consumidores.
En el caso de ciertos organismos de compras, la cuestión de saber lo que se va a adquirir no se plantea en realidad si el usuario dice que desea un producto determinado e indica su marca, sin discutir condiciones de precio ni de plazos de entrega. En tales casos, podría pensarse que el papel del importador consiste simplemente en cursar el pedido y en organizar la entrega del producto en su país. No obstante, incluso, en esas condiciones precisas, la información desempeña también una función. En primer lugar, la información permite al importador negociar bien el precio y otras condiciones [4]. Por ejemplo, la información sobre los precios corrientes, con independencia de los máximos descuentos, los gastos financieros, etc., permitirá comprar el producto al “precio corriente del mercado”, es decir, al precio al cual el proveedor lo ha vendido, en la misma época, a otros compradores.
En segundo lugar, un mayor empleo de la información general y especial puede incitar a los usuarios a recurrir al análisis de valor para decidir que producto importar. Así por ejemplo, tomando en consideración los precios relativos practicados en un momento dado y sus perspectivas de evolución a largo plazo, puede ser técnicamente posible y más económico sustituir en la industria eléctrica el cobre por el aluminio. Un organismo de importación puede convencer al usuario del interés que reviste esa sustitución, siempre que posee una información que le permita evaluar exactamente los costos y las ventajas del o de los productos de sustitución.
Por otra parte, no basta que el importador sepa lo que quiere comprar. Es preciso además que sea capaz de indicar en términos precisos a los proveedores las características técnicas y los resultados que se pretende obtener con el producto deseado. De hecho, es importante que los proveedores, en el mercado internacional, comprendan, sin equívocos, ni errores lo que quiere el comprador. Esto es posible a condición de que el importador, en lugar de limitarse a una simple descripción del producto, indique también, de manera suficientemente amplia (es decir, no restrictiva) y detallada, sus especificaciones.
Esas especificaciones deben, hacer posible, corresponder a normas aceptadas. La normalización fomenta la competencia y favorece al comprador, que puede elegir así entre un mayor número de fuentes, lo que facilita aprovisionamiento y evita la necesidad de mantener unas reservas demasiado importantes. La normalización garantiza, por otra parte, al comprador unos niveles de calidad ampliamente reconocidos. Para asegurarse de que el proveedor cumple con las normas de calidad, puede ser preciso recurrir a organismos de inspección especializados, acerca de los cuales debe obtenerse asimismo información.
Varios países desarrollados, así como ciertos países en desarrollo, han establecido normas nacionales. La Organización Internacional de Normalización (ISO) ha establecido asimismo, por su parte, normas para cierto número de productos. A falta de normas nacionales, sería útil, cuando no necesario, que el importador obtuviera información sobre esas normas a fin de poder facilitar descripciones precisas a los proveedores que de ese modo sabrán exactamente lo que se desea.
1.4.2. ¿Cuánto comprar?
La segunda decisión en la que la información tiene también un papel esencial que desempeñar es la de la cantidad del producto requerido que se ha de comprar. Para eso es preciso calcular en primer lugar sobre la base de las necesidades globales, la cantidad que es preciso importar. Si no va a haber producción nacional alguna de ese producto durante todo un ciclo de aprovisionamiento, las importaciones deberán cubrir toda la demanda estimada. Si, por el contrario, existe una capacidad nacional de producción, la cantidad que será preciso importar dependerá de la que probablemente se producirá en el país durante el año. En ambos casos, será necesario calcular la producción nacional. En el segundo, habrá que proyectarla además en el futuro. Ambas operaciones exigen, evidentemente, la recolección, clasificación y análisis de informaciones bastante amplias y diversas.
Por lo que se refiere a la demanda, las necesidades de información (y su análisis) serán distintas según se trate de un producto de consumo, de una materia prima industrial o de un bien capital. Y dentro de cada una de esas amplias categorías tampoco serán en todos los casos las mismas, las informaciones requeridas. Así por ejemplo, en el caso de un bien de consumo duradero habrá que tener en cuenta, no sólo la demanda inicial, sino también la de sustitución. Incluso para estimar la demanda de un simple producto de consumo, será preciso disponer de bastante información. A parte de los datos sobre su consumo real durante los últimos cinco a diez años, habrá que conocer los productos de sustitución pasados, presentes y previstos, las medidas fiscales recientes que pueden influir en los ingresos disponibles o en los precios relativos, el racionamiento en vigor o previsto y otras medidas que perturben la demanda real, etc. Es asimismo importante tener en cuenta que las tendencias de la demanda pueden variar de un sector del mercado a otro, y que cada uno de esos debe ser objeto de un estudio especial.
Análogamente será necesario estimar la producción nacional sobre la base de los niveles anteriores y las tendencias, los aumentos y las disminuciones de la capacidad existente, etc. Por otra parte, habrá que reunir información sobre cualesquiera medidas especiales que pueden repercutir en la producción, ya se trate de exhortaciones o campañas dirigidas a aumentarla, de incentivos a las inversiones, de reducción de los derechos de aduana aplicables a los instrumentos de producción importados, etc. Pueden tratarse también de medidas tendentes a asegurar un aumento de la oferta de insumos esenciales, por ejemplo, un desarrollo de la irrigación o un aumento de las disponibilidades de fertilizantes para una producción agrícola determinada.
Si se trata de una materia prima industrial, la estimación de la demanda tendrá que basarse en la información relativa a la capacidad existente de la industria (o las industrias) que la utilizan. Habrá que estimar también a que ritmo tendrá esa capacidad la oportunidad de ser utilizada, lo que a su vez en el pasado. Se necesitará asimismo información para establecer la relación entre la inversión que representa la máquina y la demanda de que es objeto, y para estimar la demanda de sustitución.
En la estimación de las cantidades que hay que comprar hay que tener, por otra parte, en cuenta las posibles perdidas en el curso del transporte, del almacenamiento, de la manipulación y de la elaboración de los productos importados, perdidas que pueden deberse a deterioro, robos, pérdida del producto, despilfarro (durante la producción), etc.
Además de determinar la cantidad que deberá importar durante todo el ciclo de aprovisamiento (generalmente un año), el importador tendrá que calcular la cantidad que se necesitará durante cada uno de los diversos periodos de ese ciclo. Habrá que estimar, pues, las cantidades parciales que se solicitarán, habida cuenta del costo de mantenimiento de las existencias, de las probables tendencias de la oferta y de los precios en el mercado internacional y de la duración y la incertidumbre de los plazos de entrega. Sin esas informaciones es imposible efectuar el análisis necesario para resolver el problema.
1.4.3. ¿Cuándo comprar?
Para importar, es importante estimar cuál es el momento oportuno para acudir al mercado. Los precios de ciertas mercancías, especialmente de aquellas que son objeto de transacciones en bolsas o en mercados de futuros reconocidos, son muy inestables y experimentan fluctuaciones rápidas y acentuadas. El sentimiento del mercado sufre influencias diversas que perturban las ofertas y los precios.
Además de los movimientos normales de la oferta y la demanda, uno de los principales factores de las caprichosas fluctuaciones de los precios de los productos que se negocian en bolsa reside en los cambios de actitud de los compradores y de los vendedores, pero sobre todo de los especuladores. Esas actitudes se forjan en función de todo lo que pase en el mundo perspectivas de tensión en cualquier lugar del globo, simple amenaza de huelga o de perturbaciones políticas en un lugar importante de aprovisionamiento, rumores de modificación inminente de los tipos de cambio, tasas de interés, previsiones metereológicas, intenciones de los agricultores, etc. Lo único seguro de esas actitudes es que pueden variar tan rápidamente como se forman. La única forma de comprobar la solidez y la permanencia de los factores en que se fundan es analizar a fondo los factores y los acontecimientos pertinentes. Solo siguiendo de cerca los acontecimientos y la información correspondiente cabe decidir si tales actitudes están bien fundadas o son simplemente pasajeras.
Además de las fluctuaciones principalmente debidas a las expectativas y demás factores a corto plazo, hay con frecuencia otros elementos, más esenciales, que pueden influir sobre la demanda o la oferta de un producto. En el caso de los productos agrícolas o dependientes de la agricultura, la información sobre las condiciones climáticas, sobre las superficies cultivadas y sobre las perspectivas de producción puede indicar la dirección que probablemente adoptará el mercado. Análogamente, la evolución de indicadores económicos tales como el nivel de actividad en la construcción, o la producción y las ventas de la industria del automóvil, las intenciones de inversión, etc., en los grandes centros de demanda (países desarrollados), ayudaran a discernir el estado de la demanda global de minerales, de metales y de bienes de capital, de material de transporte, de productos químicos básicos, etc.
La atenta observación de esas informaciones sobre una amplia gama de acontecimientos pertinentes, su análisis y su síntesis, pueden ayudar a decidir el momento oportuno para comprar con destino a la importación. Hay que advertir que para decidir cuando se va a comprar hay que tener también en cuenta el escalonamiento temporal de la demanda interior y de la necesidad de importaciones, variables ambas que sólo pueden determinarse previo análisis de los datos pertinentes. Informaciones sobre la inminencia de ciertas innovaciones tecnológicas en productos altamente sofisticados, como los ordenadores, pueden asimismo justificar el aplazamiento de una decisión de compra.
1.4.4. ¿Dónde comprar?
La información desempeña también un papel esencial cuando se trata de encontrar una fuente de aprovisionamiento. Para decidir en que país se va a comprar, es importante saber dónde se producen los productos que se desean adquirir, y desde dónde pueden, de hecho, exportarse a otros países. Porque es frecuente que un producto o artículo se produzca en un país, pero este fuera del alcance de determinado importador, ya porque la demanda interior sea demasiado grande, ya porque existan compromisos de exportación con otros grandes compradores, ya también porque el gobierno haya limitado el comercio por toda una serie de razones: conservación de los recursos naturales para el futuro, mantenimiento de una oferta adecuada para asegurar la estabilidad de los precios internos, prohibición del comercio con un país determinado, etc.
En algunos casos hay acuerdos bilaterales que orientan el comercio hacia determinados mercados. Análogamente, la existencia o la posibilidad de introducción de una restricción de carácter fiscal o cuantitativo de las exportaciones en una posible fuente de aprovisionamiento puede hacer que los importadores den la preferencia a otro país que no imponga tales restricciones. El importador deberá también tomar en consideración el trato dispensado por su propio país a las importaciones de las distintas fuentes de aprovisionamiento.
Muchas veces, los países en desarrollo efectúan sus compras en virtud de acuerdos de ayuda vinculada y tiene la obligación de importar exclusivamente de fuentes determinadas. Una investigación adecuada, antes de la negociación de esos acuerdos, permitiría a los países en desarrollo vincular sus compras a fuentes que sean de todas formas las mas ventajosas en lugar de utilizar una línea de crédito para adquirir productos que no les convienen o que son más caros. Para hacer esa investigación hay que disponer igualmente de una información adecuada.
La medida en que entre dos países existan servicios regulares y eficientes de transportes, así como el costo de este, pueden asimismo determinar la conveniencia de importar productos de uno a otro.
Las respuestas a todas estas cuestiones dependen de la recolección y el análisis correcto que se hagan de la información pertinente.
1.4.5. ¿A quién comprar?
Una vez establecida la necesidad, y una vez determinada las especificaciones o los parámetros de calidad, hay que proceder a un estudio de lo que existe en el mercado internacional y averiguar quién fabrica o vende tal o cuál producto y cuáles son todas las fuentes posibles de aprovisionamiento. Utilizando las distintas fuentes de información, se hace en primer lugar una lista preliminar de posibles proveedores, lista que en una segunda fase se reduce después de haber evaluado las calificaciones y las ventajas relativas de cada uno de ellos. Para eso se preparan, por ejemplo, sus capacidades técnicas, sus plantas e instalaciones, su situación financiera, sus resultados o su experiencia en materia de exportación, sus servicios comerciales, etc. Aparte de la información de dominio público, esta evaluación puede basarse también en informaciones recogidas de otros compradores sobre las practicas de los distintos vendedores en lo que respecta a su respeto de los plazos de entrega, el servicio postventa, el suministro de recambios, etc. La determinación de la capacidad técnica de un vendedor en su más amplio sentido es especialmente importante cuando se trata de comprar instalaciones, máquinas y equipo, sobre todo hechos por encargo o ya listos para funcionar (“llave en mano”).
Aunque puede ser conveniente mantener relaciones comerciales de larga duración con ciertos proveedores extranjeros, no por ello hay que renunciar a seguir buscando, para diversificar en lo posible las fuentes de aprovisionamiento y para comprar periódicamente las condiciones ofrecidas por cada una de ellas. La información sobre nuevos contactos comerciales es, por eso, con frecuencia de gran interés para los importadores.
En pocas palabras, todo organismo de aprovisionamiento tiene que reunir información general y especial sobre el mercado con objeto de:
a) Encontrar proveedores.
b) Evaluarlos.
c) Elegir el mejor.
1.4.6. ¿A qué precio comprar?
Uno de los principios de la gestión de las adquisiciones es que el comprador debe pagar el precio “justo”. Hay que determinar, pues, cuál es el precio “justo”, determinación que no es siempre fácil.
Muchos productos que se compran y se venden en el mercado internacional no tienen un precio único o normal. Para los productos negociados en bolsa existen precios de referencia, si bien los precios reales practicados pueden ser muy distintos debido a los gastos de transporte y a otros gastos de manipulación. Hay también primas y rebajas, cuya importancia refleja el estado del mercado y el poder de negociación de las dos partes en la transacción.
Cuando se trata de máquinas especializadas o de equipo fabricado por encargo para la industria, los transportes, la construcción, etc., no hay precios normalizados. No obstante, también aquí tiene el importador necesidad de una base para apreciar si el precio que se le pide es el precio “justo”. A veces es preciso recurrir a métodos indirectos, tratando por ejemplo de determinar la estructura de los costos de producción, determinación que no es posible a menos que previamente se disponga de información sobre las normas de composición del insumo (materiales y mano de obra) y sobre el costo de cada uno de sus elementos.
Hay que advertir que el importador no puede contentarse con comprar simplemente al precio más bajo. El precio debe estar también en relación con otros factores, tales como la calidad, los plazos de entrega, la disponibilidad de productos de sustitución y el precio de estos, etc. Un comprador puede aceptar un precio más elevado a cambio de una mayor fiabilidad del proveedor, de una mayor seguridad de suministro a largo plazo, de un mejor servicio comercial y técnico, de una rápida entrega, de acuerdos de compensación, de disposiciones financieras especiales o, entre otras muchas consideraciones, para no tener que depender necesariamente de una sola fuente de aprovisionamiento. De ahí la necesidad de una información que le ayude a evaluar los precios en el contexto de toda una diversidad de consideraciones.
Los importadores de máquinas y equipo deben esforzarse asimismo por calcular lo que les costarán los productos adquiridos durante toda su vida útil, tomando para ello en consideración los gastos de explotación y mantenimiento y la durabilidad de los artículos en que van a invertir. En tales casos puede ser muy útil la información sobre los resultados de los ensayos efectuados y sobre la experiencia anterior de otros compradores de los mismos productos.
1.4.7. ¿Cómo comprar?
En el mercado internacional, las prácticas comerciales difieren según los productos. La tradición, la estructura del mercado y las características de los productos y los procesos de producción son algunos de los factores que determinan esas practicas. Dependiendo de las características del mercado, puede ser corriente –y, por lo tanto, estratégicamente posible- comprar mediante negociación directa, en lugar de recurrir a la licitación. En el caso de ciertos productos, puede ser aconsejable concertar contratos de larga duración a fin de obtener mejores condiciones y de asegurarse, al mismo tiempo, un aprovisionamiento regular.
La información sobre las características del mercado internacional de un producto determinado puede ser muy importante para adoptar una decisión acertada sobre el procedimiento de compra.
Una decisión óptima de compra debe tratar de conseguir por lo menos cinco objetivos relacionados entre sí. Se trata de los siguientes:
1. El producto apropiado
2. La cantidad apropiada
3. El precio apropiado
4. El momento apropiado
5. La fuente apropiada
Las cuestiones que tiene que resolver un jefe o encargado de compra son las siguientes: que cantidad del producto de importación de que se trate debe adquirir: que calidad de producto debe buscar y, sobre todo, escoger; cuál es el mejor precio que debe pagar; cuándo se tiene efectivamente necesidad de la mercancía y cuándo debe hallarse esta en su posesión; dónde puede encontrarla y a quién debe comprársela.
El jefe de compras debe ponderar cuidadosamente las ventajas y los inconvenientes de cada solución y elegir la mejor. En toda situación, hay más de una solución posible y es preciso disponer de bases sólidas para pronunciarse sobre la más adecuada. Así por ejemplo, el precio más bajo no coincide siempre con la mejor oferta. Hay, en efecto, cuestiones de calidad, así como las condiciones y plazos de entrega, que pueden influir en los precios. Y es preciso conocer todos los elementos de cada solución posible para poder escoger la mejor.
Cuando no se dispone de información adecuada, es evidentemente difícil, cuando no imposible, apreciar las muchas cuestiones que entran en juego en las adquisiciones para la importación. Así por ejemplo, para saber que cantidad de un producto dado ha de comprarse en un momento determinado, hay que considerar todos los elementos del análisis del aprovisionamiento, a saber:
1. Estimación de la demanda – la necesidad de importaciones y su repartición en el tiempo;
2. Evaluación de la situación económica general actual y prevista;
3. Situación del conjunto de la demanda y la oferta del producto de que se trata;
4. Estructura del mercado ese producto y practicas comerciales y de mercadeo que lo caracterizan;
5. Precios actuales y probable evolución de los mismos;
6. Probables plazos y condiciones de entrega;
7. Situación de los transportes y tarifas de fletes;
8. Tipos de cambio y sus perspectivas;
9. Gastos de renovación de los pedidos;
10. Situación de tesorería;
11. Tipos de interés nacionales y extranjeros;
12. Gastos de almacenamiento.
No es difícil ver que para proceder a una evaluación cuantitativa de cada uno de esos elementos es preciso disponer de una gran cantidad de información tanto cuantitativa como descriptiva. Parte de esta información será general y parte consistirá en datos más específicos sobre el mercado. Muchas veces, la información por sí sola bastará para adoptar una decisión. Habrá, además que elaborarla y analizarla más a fondo antes de que el encargado de la decisión para resolver dudas y encontrar la mejor respuesta posible a las cuestiones planteadas.
La experiencia hace pensar que la información, a menos que sea fácilmente accesible, no es utilizada, por cuanto el responsable de la decisión ha de pasar la mayor parte del tiempo ocupándose de toda una serie de problemas que ven desde lo más insignificante hasta lo más complicado. Por mucho que desee adoptar sus decisiones comerciales basándose en la información, lo más probable es que, a menos que la información que consiga pueda ser utilizada sin tener que perder demasiado tiempo en analizarla y en evaluar sus consecuencias, se fíe simplemente de su instinto o de su intuición. Tal es la razón por la que las organizaciones importadoras deberían crear, dentro de su propia estructura, servicios de información que responden a sus necesidades específicas.
El presente trabajo tiene por objeto ofrecer un marco que permita a los importadores, públicos o privados, crear sus propios servicios de información sobre el mercado. Estas directrices pretenden cubrir la totalidad de los problemas, tanto técnicos como institucionales, que plantean a cada importador la creación y utilización de un servicio concebido en función de sus propias necesidades.
1.2. INFORMACIÓN GENERAL Y ESPECIAL
En el lenguaje corriente se utilizan indistintamente las palabras “datos”, “información”, e incluso “inteligencia”. Ahora bien, las publicaciones especializadas sobre los sistemas de información para la gestión dan a cada uno de estos términos un significado preciso. Los “datos” son elementos aislados de información primaria, que son generalmente considerados como materia prima para los sistemas de información.
La información, por su parte es un conjunto de datos o de hechos, sistemáticamente recogidos, ordenados o dispuestos para mantener a la dirección al tanto de la evolución de los factores pertinentes para decidir en la esfera o las esferas de que se trate, o sea, en nuestro caso, en la esfera de la adquisición de las importaciones. La información tiene, pues, necesariamente, un sentido o significación propios. La información puede estar basada en datos cuantitativos o en comunicaciones descriptivas.
Las informaciones especiales (a veces también llamadas “inteligencia”) sobre el mercado comprenden todos los elementos que permiten a un responsable de decisiones mantenerse al corriente de la evolución del entorno macroeconómico y de aquel, más concreto, en que se desarrolla su actividad personal. Completa, pues, la información general, así como las evaluaciones cuantitativas y cualitativas del sentimiento del mercado –ya se trate de juicios o de conceptos-, evaluaciones de que se basan en corrientes de información menos formales o estructuradas. La “inteligencia” comprende, por ejemplo, las noticias, las opiniones, los datos, etc., recogidos o transmitidos por los responsables técnicos, que los obtienen en el curso de sus contactos con agentes, representantes y vendedores o compradores de los mismos o de otros productos. Comprende también la información recibida de los usuarios finales de los productos importados y distribuidos por la organización importadora acerca de su calidad y de su precio, así como de la eficacia con que son distribuidos o puestos a la disposición de dichos usuarios.
1.3. EL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE LAS IMPORTACIONES.
En todas las esferas de decisión, actividades y servicios comerciales conexos relacionados con la importación de un producto, la información general y las informaciones especiales sobre el mercado contribuyen en gran medida a satisfacer lo mejor posible las necesidades de importación teniendo en cuenta las limitaciones impuestas por la demanda, por una parte, y por el entorno comercial internacional, por otra.
1.4. ESFERAS DE DECISIÓN
Información general e informaciones especiales sobre el mercado se necesitan en, por lo menos, siete esferas de decisión que están relacionadas con la planificación y la ejecución de las operaciones de compra, a saber:
- Qué comprar
- Cuánto comprar
- Cuándo comprar
- Dónde comprar
- A quién comprar
- A qué precio comprar
- Cómo comprar
Además de estas decisiones fundamentales, la información tiene un papel igualmente importante que desempeñar en algunos de los servicios relacionados con la manipulación y el desplazamiento físicos de las mercancías, es decir, con el transporte, los seguros, el almacenamiento, las leyes y reglamentos comerciales del país del importador y de los posibles países de origen de los productos, etc.
1.4.1. ¿Qué comprar?
En la esfera de la adquisición de las importaciones, la elección del artículo que se va a comprar es una decisión esencial. Un organismo de compras debe adquirir en el mercado internacional aquello que responda a las necesidades de los consumidores y que proporcione el máximo de satisfacción por un precio determinado. En otras palabras, las mercancías que se adquieran deben poder encontrar la máxima aceptación entre los consumidores.
Para conseguir ese resultado, el importador debe ante todo ver claramente las necesidades esenciales de los consumidores y usuarios a los que ha de satisfacer el producto adquirido. Se trata, por ejemplo, de saber cuales son las preferencias y los gustos especiales de los consumidores, las calidades aceptables a ciertos niveles de precios, los usos a que se va a destinar el producto, etc. Para ello hay que obtener la información necesaria de los actuales o posibles consumidores o usuarios (averiguando, por ejemplo, las reacciones de estos a productos anteriormente importados, efectuando estudios de mercado, distribuyendo muestras entre los usuarios, etc.).
En todo caso, antes y después de llegar a los consumidores y usuarios, el producto importado ha de pesar por varias manos, y cada etapa puede exigir o determinar ciertas características de las especificaciones del producto mismo o de su presentación. Esas etapas comprenden el transporte internacional, las manipulaciones portuarias, el transporte interno, el almacenamiento local, las operaciones de fabricación o transformación, los sistemas de mantenimiento, etc. La incompatibilidad del producto importado en relación con cualquiera de esas fases reducirá y hará perder incluso toda utilidad al producto haciéndolo posiblemente inaceptable por parte de los consumidores o usuarios. Así por ejemplo, una máquina cuyo mantenimiento resulte imposible no permanecerá mucho tiempo en servicio; un equipo que no pueda funcionar en las condiciones climáticas del país importador no merece la pena de ser adquirido; materias primas que no pueden transformarse utilizando las máquinas existentes no harán más que acumularse inútilmente; una máquina demasiado pesada para los puentes que ha de cruzar para llegar al lugar en que ha de ser utilizada acabara oxidándose en el puerto, y así sucesivamente.
Para poder escoger lo mejor hay que conocer, naturalmente, toda la gama de los productos ofrecidos. Y para eso es preciso que el comprador disponga de información general y especial sobre los nuevos productos que aparecen en el mercado internacional. Existen además, muchas veces, varias cualidades de un mismo producto, que se ofrecen a precios distintos, y, a veces también, productos muy similares con notables diferencias de precio. Si el comprador no sabe lo que se ofrece, y a que precio, no podrá adoptar la decisión más acertada para satisfacer al mayor número posible de consumidores.
En el caso de ciertos organismos de compras, la cuestión de saber lo que se va a adquirir no se plantea en realidad si el usuario dice que desea un producto determinado e indica su marca, sin discutir condiciones de precio ni de plazos de entrega. En tales casos, podría pensarse que el papel del importador consiste simplemente en cursar el pedido y en organizar la entrega del producto en su país. No obstante, incluso, en esas condiciones precisas, la información desempeña también una función. En primer lugar, la información permite al importador negociar bien el precio y otras condiciones [4]. Por ejemplo, la información sobre los precios corrientes, con independencia de los máximos descuentos, los gastos financieros, etc., permitirá comprar el producto al “precio corriente del mercado”, es decir, al precio al cual el proveedor lo ha vendido, en la misma época, a otros compradores.
En segundo lugar, un mayor empleo de la información general y especial puede incitar a los usuarios a recurrir al análisis de valor para decidir que producto importar. Así por ejemplo, tomando en consideración los precios relativos practicados en un momento dado y sus perspectivas de evolución a largo plazo, puede ser técnicamente posible y más económico sustituir en la industria eléctrica el cobre por el aluminio. Un organismo de importación puede convencer al usuario del interés que reviste esa sustitución, siempre que posee una información que le permita evaluar exactamente los costos y las ventajas del o de los productos de sustitución.
Por otra parte, no basta que el importador sepa lo que quiere comprar. Es preciso además que sea capaz de indicar en términos precisos a los proveedores las características técnicas y los resultados que se pretende obtener con el producto deseado. De hecho, es importante que los proveedores, en el mercado internacional, comprendan, sin equívocos, ni errores lo que quiere el comprador. Esto es posible a condición de que el importador, en lugar de limitarse a una simple descripción del producto, indique también, de manera suficientemente amplia (es decir, no restrictiva) y detallada, sus especificaciones.
Esas especificaciones deben, hacer posible, corresponder a normas aceptadas. La normalización fomenta la competencia y favorece al comprador, que puede elegir así entre un mayor número de fuentes, lo que facilita aprovisionamiento y evita la necesidad de mantener unas reservas demasiado importantes. La normalización garantiza, por otra parte, al comprador unos niveles de calidad ampliamente reconocidos. Para asegurarse de que el proveedor cumple con las normas de calidad, puede ser preciso recurrir a organismos de inspección especializados, acerca de los cuales debe obtenerse asimismo información.
Varios países desarrollados, así como ciertos países en desarrollo, han establecido normas nacionales. La Organización Internacional de Normalización (ISO) ha establecido asimismo, por su parte, normas para cierto número de productos. A falta de normas nacionales, sería útil, cuando no necesario, que el importador obtuviera información sobre esas normas a fin de poder facilitar descripciones precisas a los proveedores que de ese modo sabrán exactamente lo que se desea.
1.4.2. ¿Cuánto comprar?
La segunda decisión en la que la información tiene también un papel esencial que desempeñar es la de la cantidad del producto requerido que se ha de comprar. Para eso es preciso calcular en primer lugar sobre la base de las necesidades globales, la cantidad que es preciso importar. Si no va a haber producción nacional alguna de ese producto durante todo un ciclo de aprovisionamiento, las importaciones deberán cubrir toda la demanda estimada. Si, por el contrario, existe una capacidad nacional de producción, la cantidad que será preciso importar dependerá de la que probablemente se producirá en el país durante el año. En ambos casos, será necesario calcular la producción nacional. En el segundo, habrá que proyectarla además en el futuro. Ambas operaciones exigen, evidentemente, la recolección, clasificación y análisis de informaciones bastante amplias y diversas.
Por lo que se refiere a la demanda, las necesidades de información (y su análisis) serán distintas según se trate de un producto de consumo, de una materia prima industrial o de un bien capital. Y dentro de cada una de esas amplias categorías tampoco serán en todos los casos las mismas, las informaciones requeridas. Así por ejemplo, en el caso de un bien de consumo duradero habrá que tener en cuenta, no sólo la demanda inicial, sino también la de sustitución. Incluso para estimar la demanda de un simple producto de consumo, será preciso disponer de bastante información. A parte de los datos sobre su consumo real durante los últimos cinco a diez años, habrá que conocer los productos de sustitución pasados, presentes y previstos, las medidas fiscales recientes que pueden influir en los ingresos disponibles o en los precios relativos, el racionamiento en vigor o previsto y otras medidas que perturben la demanda real, etc. Es asimismo importante tener en cuenta que las tendencias de la demanda pueden variar de un sector del mercado a otro, y que cada uno de esos debe ser objeto de un estudio especial.
Análogamente será necesario estimar la producción nacional sobre la base de los niveles anteriores y las tendencias, los aumentos y las disminuciones de la capacidad existente, etc. Por otra parte, habrá que reunir información sobre cualesquiera medidas especiales que pueden repercutir en la producción, ya se trate de exhortaciones o campañas dirigidas a aumentarla, de incentivos a las inversiones, de reducción de los derechos de aduana aplicables a los instrumentos de producción importados, etc. Pueden tratarse también de medidas tendentes a asegurar un aumento de la oferta de insumos esenciales, por ejemplo, un desarrollo de la irrigación o un aumento de las disponibilidades de fertilizantes para una producción agrícola determinada.
Si se trata de una materia prima industrial, la estimación de la demanda tendrá que basarse en la información relativa a la capacidad existente de la industria (o las industrias) que la utilizan. Habrá que estimar también a que ritmo tendrá esa capacidad la oportunidad de ser utilizada, lo que a su vez en el pasado. Se necesitará asimismo información para establecer la relación entre la inversión que representa la máquina y la demanda de que es objeto, y para estimar la demanda de sustitución.
En la estimación de las cantidades que hay que comprar hay que tener, por otra parte, en cuenta las posibles perdidas en el curso del transporte, del almacenamiento, de la manipulación y de la elaboración de los productos importados, perdidas que pueden deberse a deterioro, robos, pérdida del producto, despilfarro (durante la producción), etc.
Además de determinar la cantidad que deberá importar durante todo el ciclo de aprovisamiento (generalmente un año), el importador tendrá que calcular la cantidad que se necesitará durante cada uno de los diversos periodos de ese ciclo. Habrá que estimar, pues, las cantidades parciales que se solicitarán, habida cuenta del costo de mantenimiento de las existencias, de las probables tendencias de la oferta y de los precios en el mercado internacional y de la duración y la incertidumbre de los plazos de entrega. Sin esas informaciones es imposible efectuar el análisis necesario para resolver el problema.
1.4.3. ¿Cuándo comprar?
Para importar, es importante estimar cuál es el momento oportuno para acudir al mercado. Los precios de ciertas mercancías, especialmente de aquellas que son objeto de transacciones en bolsas o en mercados de futuros reconocidos, son muy inestables y experimentan fluctuaciones rápidas y acentuadas. El sentimiento del mercado sufre influencias diversas que perturban las ofertas y los precios.
Además de los movimientos normales de la oferta y la demanda, uno de los principales factores de las caprichosas fluctuaciones de los precios de los productos que se negocian en bolsa reside en los cambios de actitud de los compradores y de los vendedores, pero sobre todo de los especuladores. Esas actitudes se forjan en función de todo lo que pase en el mundo perspectivas de tensión en cualquier lugar del globo, simple amenaza de huelga o de perturbaciones políticas en un lugar importante de aprovisionamiento, rumores de modificación inminente de los tipos de cambio, tasas de interés, previsiones metereológicas, intenciones de los agricultores, etc. Lo único seguro de esas actitudes es que pueden variar tan rápidamente como se forman. La única forma de comprobar la solidez y la permanencia de los factores en que se fundan es analizar a fondo los factores y los acontecimientos pertinentes. Solo siguiendo de cerca los acontecimientos y la información correspondiente cabe decidir si tales actitudes están bien fundadas o son simplemente pasajeras.
Además de las fluctuaciones principalmente debidas a las expectativas y demás factores a corto plazo, hay con frecuencia otros elementos, más esenciales, que pueden influir sobre la demanda o la oferta de un producto. En el caso de los productos agrícolas o dependientes de la agricultura, la información sobre las condiciones climáticas, sobre las superficies cultivadas y sobre las perspectivas de producción puede indicar la dirección que probablemente adoptará el mercado. Análogamente, la evolución de indicadores económicos tales como el nivel de actividad en la construcción, o la producción y las ventas de la industria del automóvil, las intenciones de inversión, etc., en los grandes centros de demanda (países desarrollados), ayudaran a discernir el estado de la demanda global de minerales, de metales y de bienes de capital, de material de transporte, de productos químicos básicos, etc.
La atenta observación de esas informaciones sobre una amplia gama de acontecimientos pertinentes, su análisis y su síntesis, pueden ayudar a decidir el momento oportuno para comprar con destino a la importación. Hay que advertir que para decidir cuando se va a comprar hay que tener también en cuenta el escalonamiento temporal de la demanda interior y de la necesidad de importaciones, variables ambas que sólo pueden determinarse previo análisis de los datos pertinentes. Informaciones sobre la inminencia de ciertas innovaciones tecnológicas en productos altamente sofisticados, como los ordenadores, pueden asimismo justificar el aplazamiento de una decisión de compra.
1.4.4. ¿Dónde comprar?
La información desempeña también un papel esencial cuando se trata de encontrar una fuente de aprovisionamiento. Para decidir en que país se va a comprar, es importante saber dónde se producen los productos que se desean adquirir, y desde dónde pueden, de hecho, exportarse a otros países. Porque es frecuente que un producto o artículo se produzca en un país, pero este fuera del alcance de determinado importador, ya porque la demanda interior sea demasiado grande, ya porque existan compromisos de exportación con otros grandes compradores, ya también porque el gobierno haya limitado el comercio por toda una serie de razones: conservación de los recursos naturales para el futuro, mantenimiento de una oferta adecuada para asegurar la estabilidad de los precios internos, prohibición del comercio con un país determinado, etc.
En algunos casos hay acuerdos bilaterales que orientan el comercio hacia determinados mercados. Análogamente, la existencia o la posibilidad de introducción de una restricción de carácter fiscal o cuantitativo de las exportaciones en una posible fuente de aprovisionamiento puede hacer que los importadores den la preferencia a otro país que no imponga tales restricciones. El importador deberá también tomar en consideración el trato dispensado por su propio país a las importaciones de las distintas fuentes de aprovisionamiento.
Muchas veces, los países en desarrollo efectúan sus compras en virtud de acuerdos de ayuda vinculada y tiene la obligación de importar exclusivamente de fuentes determinadas. Una investigación adecuada, antes de la negociación de esos acuerdos, permitiría a los países en desarrollo vincular sus compras a fuentes que sean de todas formas las mas ventajosas en lugar de utilizar una línea de crédito para adquirir productos que no les convienen o que son más caros. Para hacer esa investigación hay que disponer igualmente de una información adecuada.
La medida en que entre dos países existan servicios regulares y eficientes de transportes, así como el costo de este, pueden asimismo determinar la conveniencia de importar productos de uno a otro.
Las respuestas a todas estas cuestiones dependen de la recolección y el análisis correcto que se hagan de la información pertinente.
1.4.5. ¿A quién comprar?
Una vez establecida la necesidad, y una vez determinada las especificaciones o los parámetros de calidad, hay que proceder a un estudio de lo que existe en el mercado internacional y averiguar quién fabrica o vende tal o cuál producto y cuáles son todas las fuentes posibles de aprovisionamiento. Utilizando las distintas fuentes de información, se hace en primer lugar una lista preliminar de posibles proveedores, lista que en una segunda fase se reduce después de haber evaluado las calificaciones y las ventajas relativas de cada uno de ellos. Para eso se preparan, por ejemplo, sus capacidades técnicas, sus plantas e instalaciones, su situación financiera, sus resultados o su experiencia en materia de exportación, sus servicios comerciales, etc. Aparte de la información de dominio público, esta evaluación puede basarse también en informaciones recogidas de otros compradores sobre las practicas de los distintos vendedores en lo que respecta a su respeto de los plazos de entrega, el servicio postventa, el suministro de recambios, etc. La determinación de la capacidad técnica de un vendedor en su más amplio sentido es especialmente importante cuando se trata de comprar instalaciones, máquinas y equipo, sobre todo hechos por encargo o ya listos para funcionar (“llave en mano”).
Aunque puede ser conveniente mantener relaciones comerciales de larga duración con ciertos proveedores extranjeros, no por ello hay que renunciar a seguir buscando, para diversificar en lo posible las fuentes de aprovisionamiento y para comprar periódicamente las condiciones ofrecidas por cada una de ellas. La información sobre nuevos contactos comerciales es, por eso, con frecuencia de gran interés para los importadores.
En pocas palabras, todo organismo de aprovisionamiento tiene que reunir información general y especial sobre el mercado con objeto de:
a) Encontrar proveedores.
b) Evaluarlos.
c) Elegir el mejor.
1.4.6. ¿A qué precio comprar?
Uno de los principios de la gestión de las adquisiciones es que el comprador debe pagar el precio “justo”. Hay que determinar, pues, cuál es el precio “justo”, determinación que no es siempre fácil.
Muchos productos que se compran y se venden en el mercado internacional no tienen un precio único o normal. Para los productos negociados en bolsa existen precios de referencia, si bien los precios reales practicados pueden ser muy distintos debido a los gastos de transporte y a otros gastos de manipulación. Hay también primas y rebajas, cuya importancia refleja el estado del mercado y el poder de negociación de las dos partes en la transacción.
Cuando se trata de máquinas especializadas o de equipo fabricado por encargo para la industria, los transportes, la construcción, etc., no hay precios normalizados. No obstante, también aquí tiene el importador necesidad de una base para apreciar si el precio que se le pide es el precio “justo”. A veces es preciso recurrir a métodos indirectos, tratando por ejemplo de determinar la estructura de los costos de producción, determinación que no es posible a menos que previamente se disponga de información sobre las normas de composición del insumo (materiales y mano de obra) y sobre el costo de cada uno de sus elementos.
Hay que advertir que el importador no puede contentarse con comprar simplemente al precio más bajo. El precio debe estar también en relación con otros factores, tales como la calidad, los plazos de entrega, la disponibilidad de productos de sustitución y el precio de estos, etc. Un comprador puede aceptar un precio más elevado a cambio de una mayor fiabilidad del proveedor, de una mayor seguridad de suministro a largo plazo, de un mejor servicio comercial y técnico, de una rápida entrega, de acuerdos de compensación, de disposiciones financieras especiales o, entre otras muchas consideraciones, para no tener que depender necesariamente de una sola fuente de aprovisionamiento. De ahí la necesidad de una información que le ayude a evaluar los precios en el contexto de toda una diversidad de consideraciones.
Los importadores de máquinas y equipo deben esforzarse asimismo por calcular lo que les costarán los productos adquiridos durante toda su vida útil, tomando para ello en consideración los gastos de explotación y mantenimiento y la durabilidad de los artículos en que van a invertir. En tales casos puede ser muy útil la información sobre los resultados de los ensayos efectuados y sobre la experiencia anterior de otros compradores de los mismos productos.
1.4.7. ¿Cómo comprar?
En el mercado internacional, las prácticas comerciales difieren según los productos. La tradición, la estructura del mercado y las características de los productos y los procesos de producción son algunos de los factores que determinan esas practicas. Dependiendo de las características del mercado, puede ser corriente –y, por lo tanto, estratégicamente posible- comprar mediante negociación directa, en lugar de recurrir a la licitación. En el caso de ciertos productos, puede ser aconsejable concertar contratos de larga duración a fin de obtener mejores condiciones y de asegurarse, al mismo tiempo, un aprovisionamiento regular.
La información sobre las características del mercado internacional de un producto determinado puede ser muy importante para adoptar una decisión acertada sobre el procedimiento de compra.
Bibliografía
Ruibal H. Alberto. Gestión de la Distribución Física Internacional.
Editorial Norma.
Blanca Luz Pineda Vasquez. Comercio Exterior opción del siglo XXI.
Editorial Gomez
No hay comentarios:
Publicar un comentario