ADQUISICION, ELABORACION, ALMACENAMIENTO Y DIFUSION DE LA INFORMACION

ADQUISICIÓN
Criterios de adquisición

Todo organismo de importación debe adquirir un acervo de información que responda, no solo a sus necesidades inmediatas, sino también a las que pueda probablemente tener en el futuro. Como ya de ha visto, sin embargo, las fuentes de información comercial son amplias, variadas y cada vez más numerosas, y no es posible, ni deseable tratar de procurarse todas las publicaciones. El costo de la adquisición, la elaboración y el almacenamiento de esta información puede resultar prohibitivo. Por otra parte, no es ni siquiera técnicamente necesario, por cuanto muchas veces son bastantes las publicaciones que contienen, todas, las mismas informaciones.

El organismo de importación deberá, pues procede a una elección juiciosa, de modo que su colección sea lo mas adecuada posible en relación con sus objetivos comerciales. Las fuentes que se seleccionen deberán responder a los siguientes criterios:
- Aquellas cuyas informaciones son bastante amplias y completas para responder a las necesidades del importador (porque no son, por ejemplo, ni insuficientes ni superfluas);
- Aquellas que, gracias a su rapidez y a su regularidad, informan en el momento oportuno.
- Aquellas de las que se sabe que son fidedignas, habida cuenta de su éxito en el pasado y del juicio favorable de que de vez en cuando han sido objetos por parte de sus usuarios;
- Aquellas que la experiencia demuestren que presenta claramente la información, y de manera que facilita su uso; y
- Aquellas cuyo precio se justifica habida cuenta del valor de las informaciones que proporcionan.

El proceso de adquisición
La tarea que impone a un organismo de importación la adquisición y la actualización de la información puede parecer simple, pero es bastante complicada, ya que se trata de obtener lo más posible con un mínimo de gastos. Para eso es preciso examinar documentos bibliográficos diversos –“fuentes de fuentes de información”-, con objeto de saber, en primer lugar, cuáles son las fuentes cuya adquisición parece estar justificada desde el punto de vista de las actividades de importación del organismo.

Después de haber preparado una primera lista, habrá que revisarla para reducirla, con ayuda de los usuarios (jefes de empresa, jefes de servicios de compras, etc.). Algunas bibliotecas o servicios de información del país pueden facilitar, a titulo de préstamo o demostración, ciertas publicaciones. En otros casos (de periódicos, por ejemplo), cabe pedir a los editores ejemplares de muestra.

FORMULACIÓN DE PEDIDOS
Una vez hecha la selección, habrá que efectuar los correspondientes pedidos. Se ahorrara tiempo redactando y preparando por anticipado un formulario de pedido que, cada vez. Se completara con el nombre y la dirección del editor y con el título exacto de la publicación que se desea para, seguidamente, someterlo a la firma de la persona competente y enviarlo.

Comprobaciones previas al envío del pedido
Con el objeto de evitar toda duplicación o errores de otro tipo, es necesario efectuar, antes de cada pedido, las siguientes comprobaciones:

a) Comprobación del catalogo y de los ficheros
Todo libro o publicación periódica adquirido debe figurar en el catálogo (fichero de clasificación alfabética por autores o por títulos), especialmente cuando la colección vaya adquiriendo importancia. Una búsqueda del fichero indicara si el libro o la revista se encuentran ya en él. Cabe la posibilidad de que el pedido se haya hecho anteriormente, pero no se haya recibido todavía. Para comprobarlo, hay que consultar también el fichero de pedidos (clasificado a su vez por países o por editores).

b) Comprobación bibliográfica
Fuentes diversas pueden sugerir al importador nuevas adquisiciones, pero sin indicar exactamente el titulo de la publicación o el nombre del autor o del editor. En tales casos, es conveniente consultar obras de referencia bibliográfica para comprobar esas indicaciones antes de efectuar el pedido, con objeto de evitar toda demora ulterior.

c) Comprobación de las practicas del editor
Los editores tienen a veces sus métodos para la venta de sus publicaciones. Algunos quieren que los pedidos vayan acompañados del pago anticipado del precio y de los gastos de envío. En tal caso, conviene pedir una factura pro forma. A veces también, los editores ofrecen rebajas en los pedidos directos. Es útil llevar un registro de esas practicas de los distintos editores y consultarlo antes de hacer el pedido.

CONTROL DE LOS PERIÓDICOS
Después de haberse suscrito a un periódico, es preciso controlar su buena recepción, sobre todo cuando la suscripción se ha pagado por anticipado. Ese control se efectúa por lo general mediante las llamadas fichas de control de periódicos. Generalmente se utiliza una ficha para cada periódico, incluidos aquellos que se espera recibir gratuitamente o a titulo de regalo del editor. Las fichas se clasifican por orden alfabético. Cada ficha contiene el titulo de la publicación, y tiene además una serie de líneas y columnas destinadas a la anotación de los números recibidos. También pueden hacerse constar la fecha en que habrá de renovarse la suscripción.

ELABORACIÓN, ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Con frecuencia, aunque no siempre, el organismo de importación no recoge mas que datos, que, incluso cuando son bastante precisos, no pueden ser inmediatamente utilizados. Quizá haya que recogerlos, sin embrago, para su uso en el futuro, o quizá sea preciso utilizarlos conjuntamente con otras informaciones que todavía se están gestando o reuniendo. Entre tanto, es preciso almacenarlos. Los datos estadísticos están a veces reunidos en una sola fuente o, por el contrario, tienen que obtenerse recurriendo a fuentes diversas, análogamente, una información de carácter descriptivo puede encontrarse en una misma fuente o estar dispersa entre una masa de documentos cada uno de los cuales no contiene sino fragmentos de información potencialmente útil.

Muchas veces, el mismo documento contiene elementos de información sobre varias cuestiones de interés para el importador. A menos que esa información de utilidad sea sistemáticamente almacenada, localización posterior será imposible y su recolección se habrá echo en vano. El trabajo y las sumas invertidas en las operaciones de obtención de los datos no habrán servido de nada, en efecto, si la información no ha sido almacenada de modo que sea fácilmente recuperable.
Ciertas informaciones deben ser difundidas sin demora si se quiere que puedan ser utilizadas por los encargados de adoptar las decisiones. Los despachos de la agencia Reuter, por ejemplo, pierden todo su valor si no son inmediatamente comunicados al gerente de importaciones. Del mismo modo, hay transmitir rápidamente otros mensajes recibidos por telex sobre la situación del mercado. Esos mensajes son generalmente conservados durante cierto tiempo por las divisiones de operaciones sobre las mercancías a que se refiera, pero luego se descartan.

No obstante, la mayoría (si no todas) de las informaciones, sean o no difundidas en el momento de su recepción, deben ser almacenadas para su futura recuperación y utilización. Una buena elaboración de las informaciones facilita esas operaciones.

Bibliografía
Ruibal H. Alberto. Gestión de la Distribución Física Internacional.
Editorial Norma.
Blanca Luz Pineda Vasquez. Comercio Exterior opción del siglo XXI.
Editorial Gomez